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ご利用の流れ

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お申込から開催終了までの全体の流れ

空き状況のご確認 仮予約のお申し込み ※仮予約期間は2週間となります 本契約のお申し込み ※使用申し込み書を提出 承諾書/ご請求書の発行 予約金のお支払い ※会場使用料の半額
使用の打ち合わせ ※開催の1か月前まで 残金のお支払い ※開催日の2週間前までにお支払いください 開催 付帯設備使用料金のお支払い ご利用規則
官庁等への届け出 ※開催1週間前まで
  • 空き状況のご確認
  • 仮予約のお申し込み ※仮予約期間は2週間となります
  • 本契約のお申し込み ※使用申し込み書を提出
  • 承諾書/ご請求書の発行
  • 予約金のお支払い ※会場使用料の半額
  • 使用の打ち合わせ ※開催の1か月前まで
  • 残金のお支払い ※開催日の2週間前までにお支払いください
  • 官庁等への届け出 ※開催1週間前まで
  • 開催
  • 付帯設備使用料金のお支払い
  • ご利用規則

 

空き状況の確認

お申し込みはホールは1年前から受け付けます。
その他のスペースは6か月前からとなります。

まずホール管理事務所にお電話、またはお問い合わせフォームより、空き状況をご確認ください。 お申し込み・お問い合わせはこちら

 

仮予約のお申し込み

仮予約期間は2週間となりますが、次の予約(2次予約)が無い場合は、自動的に延長更新致します。
次の予約(2次予約)が入った場合は、1次予約の依頼人へお電話ないしはメールでご連絡をし、その日から1週間以内に本予約とするかご判断いただきます。

 

本契約のお申し込み

所定の申込書によるお申し込みを行っていただきます。
お申し込みは、ホール管理事務所へご来所いただくか、または郵送にて申込書の提出をお願いいたします。

所定の申込書以外によるお申し込みはお受けできませんのでご注意ください。
お申し込みに際して、使用の目的を明示してください。企画書や前回開催のパンフレットがあれば添付してください。
なお、使用目的によってはお申し込みをお断りする場合があります。

 

承諾書/ご請求書の発行

申込書を受け付け、当ホールで確認が完了した後、当ホールで使用承諾書および請求書を発行し、申込書記載の住所へ郵送いたします。
使用承諾書の発送をもって、使用者(主催者) と当ホールとの間にホール等使用契約が成立となります。

 

予約金のお支払い

請求書発行日から14日以内に、会場使用料金の半額を前払金としてお支払いください。
期日までに前払金の入金が確認できない場合、ホール等使用契約は解約したものとみなします。

※料金のお支払いは原則として、銀行振込とし、振込手数料使用者(主催者)の負担とさせていただきます。
※前払金の支払いまでの諸手続はご使用日の1ヶ月前迄にお済ませください。

 

使用の打ち合わせ

ご使用日の1ヶ月前までに、当ホール担当者とスケジュールやプログラム、会場設営、設備、関係官庁への諸届出等について詳細な打ち合わせを行わせていただきます。
安全管理上、レイアウト等について変更をお願いすることがありますので、会場内の配置や施工を決定する前に必ずご相談をお願いします。

1か月前までのお申し込みや、打ち合わせの際のお申し込みが必要なもの

  • 特別に清掃や警備員が必要な場合は、使用の打合せの際にお申し込みください(実費をご負担いただきます)。

  • 当ホールでは安全管理等のため照明・音響業者を指定しておりますので、ご使用日の1ヶ月前までにお申し込みください。
    なお、照明・音響につき外部業者をご利用の場合は、当ホール担当者と予め打ち合わせを行い、ご使用期間中は、指定業者が立ち会いますのでその指示のもとに作業してください。この場合、別記立会料金が必要になります。
    [照明・音響]パークタワーホール管理事務所 03-5322-6633

  • 電話回線の増設及びインターネット回線の開設は、ご使用日の1ヶ月前までにNTT(0120-697116)へお申し込みください。

  • 電話回線工事(有料)も別途お申し込みください。 [電話回線工事]多摩川電気(株) 03-5322-6586

  • 椅子、ステージ等の設営撤去をご希望の方は、設営業者をご紹介いたします。(ホール等の備品は、当ホール側では運搬設置はいたしません。倉庫からの運び出し、配置、片付けを含めて使用者(主催者)で行ってください。)

●官公庁への届け出

消防法の定めにより、ご使用日の1週間前までに「防火対象物使用開始届出書」を新宿消防署に提出してください。
尚、消防申請書類については消防署へのご提出前に、当ビルの施設管理者が書類の確認を行います。(会場のご利用10前頃まで)

また、各施設共通して、音楽を使用する場合はJASRAC に、食品を取り扱う場合は食品営業許可申請等を新宿保健所に届けを出してください。

 

残金のお支払い

会場使用料金の残金は、ご使用日の14日前までにお支払いください。

※料金のお支払いは原則として、銀行振込とし、振込手数料使用者(主催者)の負担とさせていただきます。
※申込書の提出、会場使用料の前払金および残金のお支払い等が期日通り履行されないときは、ホール等の使用をお断りする場合があります。

 

開催

ホール等は使用申込書に記載の時間からお入りいただきます。
ホール等の使用時間には準備や後片付けの時間も含まれており、当日の時間延長のお申し込みはできません。
使用期間イベント開催中、申込責任者は必ず会場に常駐いただきます。
入場者の受付、人員整理は使用者(主催者)で行っていただきます。
また、終了後はご使用者側にて清掃し、ゴミは全てお持ち帰りいただきます。(当ホール側において処理した場合は、有料となります)

※詳細はご利用規則を必ずご確認ください。

 

付帯設備使用料金のお支払い

付帯設備使用料金等はホール等の使用終了後14日以内にお支払いください。